2. Verslag Raad van Toezicht
Inleidend
Dit jaar was in alle opzichten een uitdagend jaar. Tal van complexe vraagstukken, grote projecten, intensieve samenwerkingstrajecten en externe ontwikkelingen deden een beroep op de flexibiliteit van het Erasmus MC. Ook werd duidelijk dat de financiële uitdagingen de komende jaren groot zullen zijn, ingegeven door onder andere de stijgende zorgvraag, cao-indexering, stijgende (energie)kosten, maar ook de noodzakelijke investeringen in vastgoed en digitalisering. Dit alles heeft veel van het veranderingsvermogen van de organisatie gevergd.
Niemand had voor mogelijk gehouden dat het Erasmus MC met de verschrikkelijke gebeurtenis van 28 september zou worden geconfronteerd. Het schietincident op 28 september zal voor altijd in het collectieve geheugen zijn gegrift. Deze dramatische gebeurtenis in het Erasmus MC en ook op het Heiman Dullaertplein in Rotterdam heeft heel veel betekend en heeft nog steeds impact op nabestaanden, directbetrokkenen, omstanders en al die medewerkers die hier op de een of andere manier direct of indirect mee te maken hebben gehad. De raad van toezicht heeft veel respect voor de wijze waarop de medewerkers en studenten van het Erasmus MC, de raad van bestuur, het crisisteam, andere betrokken personen en organisaties hebben geacteerd.
De raad van toezicht houdt toezicht op het functioneren van de raad van bestuur, het gevoerde beleid en het maatschappelijk belang van de organisatie. Ook fungeert de raad van toezicht als klankbord, adviseur en sparringpartner voor de raad van bestuur en vervult zij bovendien de werkgeversrol voor de bestuurders. Afgelopen jaar zijn veel verschillende onderwerpen besproken.
Strategische onderwerpen
Zoals elk umc is ook het Erasmus MC in het kader van nevenwerkzaamheden en het voorkomen van (oneigenlijke) belangenverstrengeling gebonden aan diverse wet en regelgeving. In het afgelopen jaar is er een grote slag gemaakt om al deze regels op hoofdlijnen bij elkaar te brengen in een integriteitsdocument. De raad van bestuur is in samenwerking met het stafconvent bezig om dit uit te werken in een helder en transparant beleid. Ook de nevenwerkzaamheden van zowel leden van de raad van bestuur als van de raad van toezicht moeten voldoen aan dit beleid en zijn in dat kader besproken. Om de veiligheid van kennisbeleid verder te implementeren is er een kennisteam en een loket ‘kennisveiligheid’ ingericht. Het kennisteam zal, op basis van rapportages en relevante documenten, concrete acties verwerken in een plan om kennisveiligheid te ontwikkelen, te borgen en communicatie hierover in te richten.
Andere strategische onderwerpen van gesprek die periodiek aan de orde zijn gesteld dit jaar waren de voortgang en rechtsgang in het dossier over concentratie van de behandelingen van patiënten met aangeboren hartafwijkingen, verdere uitwerking van het Integraal Zorg Akkoord (IZA) en wat dat voor het Erasmus MC betekent, verdere stappen op het gebied van duurzaamheid, dure geneesmiddelen, de samenwerking binnen de NFU (Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra) en de toekomstige ontwikkelingen binnen onderwijs en onderzoek, in het bijzonder de voorbereidingen voor een reorganisatie binnen het thema Biomedische Wetenschappen.
Vastgoed dossier
In het afgelopen jaar is meer dan gemiddeld gesproken over de vastgoedontwikkeling. Na de komst van een nieuwe vastgoeddirecteur eind vorig jaar, is onder leiding van de raad van bestuur zeer kritisch gekeken naar de bestaande plannen die er lagen en is grondig onderzoek verricht door externe adviseurs naar de haalbaarheid van deze plannen. Een eerder uitgewerkt scenario bleek bij nader inzien niet haalbaar.
In vele bijeenkomsten en vergaderingen zijn bestaande en nieuwe scenario’s kritisch geanalyseerd. Het tot dan toe steeds gepresenteerde scenario (‘nieuwbouw voor Eread hoog(onderzoekstoren) en Experimenteel DierCentrum (EDC) en renovatie Sophia KinderZiekenhuis (SKZ)) had lang de voorkeur, maar bij verdere uitwerking bleek dat er steeds mogelijkheden waren om de complexiteit te verminderen, kosten te verlagen en de bestuurbaarheid te verbeteren. Ook is de financiële planning verder uitgewerkt in een meerjarenbegroting 2023-2050 waarbij er niet alleen naar de kosten voor vastgoed gekeken werd, maar deze zijn geïntegreerd met die voor investeringen digitalisering en medische inventaris. Dit heeft ertoe geleid dat de raad van toezicht in het najaar van 2023 haar goedkeuring heeft verleend aan een nieuw scenario, voorlopig “scenario C4” geheten, dat de volgende onderdelen bevat: nieuwbouw voor de huidige laboratorium- en onderwijsfuncties van de Ee-toren en het Josephine Nefkens Instituut, het Experimenteel DierCentrum, nieuwbouw van Sophia Kinderziekenhuis en van het gebouw van de psychiatrie en in een later stadium renovatie van de Ee-toren ten behoeve van andere Erasmus MC functies.
Operationele en financiële resultaten
De Raad van Toezicht wordt frequent geïnformeerd over de operationele prestaties en financiële resultaten op het gebied van zorg, onderwijs en onderzoek. Het Erasmus MC heeft op alle segmenten goede operationele prestaties gerealiseerd. Op concernniveau is over 2023 tevens een bevredigend financieel resultaat behaald van euro 45 miljoen positief. Het onderliggend resultaat van het segment Zorg bedroeg euro 48 miljoen positief en van het segment Onderwijs & Onderzoek euro 3 miljoen negatief.
Het Erasmus MC staat de komende jaren voor significante investeringen om haar strategische doelstellingen vanuit Koers 28 te realiseren. De financiële positie van het Erasmus MC is solide, maar voor het realiseren van de ambities zijn solide financiële resultaten een voorwaarde. Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn o.a. het bewaken en verbeteren van de productiviteit van het segment Zorg en het structureel versterken van het resultaat van het segment Onderwijs en Onderzoek.
Samenwerkingsrelaties
De verschillende samenwerkingsrelaties met diverse partijen zijn meermalen onderwerp van gesprek geweest. Met de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) hebben zowel op het niveau van het college van bestuur als met de beide raden van toezicht constructieve gesprekken plaatsgevonden over de samenwerking. Met de TU Delft (Technische Universiteit Delft), de EUR en het Erasmus MC is een goede follow-up gegeven aan de ontwikkeling van de Convergentie, waarbij TU Delft nadenkt over uitbreiding in de toekomst van hun eigen campus in het Rotterdamse. De voortgang van de verschillende projecten is periodiek besproken in de Convergency Supervisory Board met de voorzitters van de raden van toezicht van de drie organisaties.
De relatie met het AdRZ (Admiraal de Ruyter Ziekenhuis) ontwikkelt zich zowel zorginhoudelijk als financieel goed. Ook de relaties met de omliggende ziekenhuizen in de regio en de samenwerking binnen de Stichting SRZ (Stichting Samenwerkende Rijnmond Ziekenhuizen) alsmede in het ROAZ-overleg (Regionaal Overleg Acute Zorgketen) hebben positieve voorgang gekregen. Het project Digitaal Verbonden is een goed voorbeeld van die samenwerking. De raad van toezicht wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen van Holland Protonen Therapie Centrum (Holland PTC). De financiële positie van Holland PTC is zorgelijk.
De interne samenwerking met stafconvent, de ondernemingsraad en de cliëntenraad verlopen naar tevredenheid. Individuele leden van de raad van toezicht schuiven geregeld aan bij diverse vergaderingen van verschillende gremia. Ook met de verpleegkundige adviesraad (VAR) en met de studentenraad worden contacten onderhouden. De samenwerking met de raad van bestuur is prettig, constructief en er is sprake van een gezonde (positief-kritische) verstandhouding.
RvT – en commissievergaderingen
Voor het uitoefenen van enkele vast vereiste taken werkt de raad van toezicht met drie commissies; de audit, risk en compliance commissie (ARCC), de commissie Kwaliteit en de remuneratiecommissie. De leden van de raad van toezicht hebben zitting in de verschillende commissies. Hierin bespreken zij hun deelonderwerpen ter voorbereiding op de plenaire vergadering.
De raad van toezicht is plenair zes keer fysiek bijeengekomen. In meerdere vergaderingen zijn experts uitgenodigd op geleide van de agenda om de raad van toezicht te informeren. De audit, risk en compliance commissie (ARCC) heeft drie keer fysiek vergaderd. Vanwege het vroegtijdige vertrek van Hans Turkesteen, voorzitter ARCC, wegens een benoeming elders, heeft Roelof Konterman tijdelijk het voorzitterschap van de ARCC-vergaderingen overgenomen. Per 1-9-2023 heeft de minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OCW) Jules Verhagen benoemd als lid van de raad van toezicht, die vanaf dat moment de voorzittersrol in de ARCC-vergadering op zich heeft genomen. In de ARCC stonden de gebruikelijke onderwerpen als begroting, jaarrekening, jaarplan, tussentijdse financiële resultaten, financiering en financiële positie, update Erasmus Holding, duurzaamheidsverslag, internal audit en risk & compliance beleid en rapportages door het hele jaar heen op de agenda. De samenwerking met de huidige accountant Price Waterhouse Coopers (PWC) verloopt naar tevredenheid en daarom is besloten tot verlenging van het contract. Daarnaast is ook in de ARCC meerdere keren de meerjarenbegroting en ontwikkeling van vastgoedplannen besproken.
De commissie kwaliteit is drie keer bijeengekomen. Structureel staan alle zaken aangaande kwaliteit van patiëntenzorg en onderwijs en onderzoek op de agenda. Zo is onder andere gesproken over het programma ‘De patiënt als Partner’, de inrichting van de opleiding ErasmusArts 2030, de onderzoeksstrategie, toelichting van de rol en functie van Research Development Office, de ontwikkeling van “Digitaal Verbonden” en zijn rapportages van de Inspectie Gezondheid en Jeugd (IGJ) en deelaudit Qualicor besproken.
In het najaar is een verdiepingssessie over vastgoed in combinatie met de meerjarenbegroting georganiseerd. In juni heeft een extra themabijeenkomst plaatsgevonden waarin de raad van toezicht uitgebreid is geïnformeerd over de grote strategische thema’s van de Digitale Koers28. Er zijn impactvolle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaande. Zo is er een digitale app ontwikkeld die patiëntgegevens ontsluit die momenteel met meerdere partners in de regio verder wordt uitgerold. De digitale Koers is een van de pijlers van de bredere Koers28. De raad van toezicht is afgelopen jaar goed meegenomen in de ontwikkeling van deze meerjarenstrategie van het Erasmus MC. Centraal in deze strategie staat het anticiperen van het Erasmus MC op grote maatschappelijke uitdagingen door het maken van strategische keuzes in onze kerntaken. Voor de komende transities in Koers28 is passende cultuur en leiderschap nodig. Hiervoor zal een nieuw een leiderschapsprogramma worden ingericht geënt op de Erasmus MC kernwaarden; verantwoordelijk, ondernemend en verbindend. Het programma van Workwise, gericht op werving en behoud van personeel is dit jaar voortgezet en zal in het algemene HR-beleid worden geïntegreerd.
De raad van toezicht heeft in haar rol als werkgever via de remuneratiecommissie jaargesprekken met de leden van de raad van bestuur gevoerd en het functioneren van raad van bestuur als geheel besproken. Er is in de loop van het jaar voor twee leden van de raad van bestuur besloten respectievelijk bezwaar en beroep aan te tekenen tegen een ministeriële afwijzing over gevraagde uitzondering met betrekking tot de WNT-indeling. In deze beide zaken is door een bezwarencommissie van het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS) geadviseerd aan de minister met een duidelijkere onderbouwing van de afwijzing te komen. De raad van toezicht heeft in een aparte vergadering haar eigen functioneren geëvalueerd, waarbij deze keer gebruik is gemaakt van een digitale tool.
In het begin van het jaar is de wervingsprocedure gestart voor een nieuwe voorzitter van de raad van toezicht. De tweede termijn van Gijs de Vries eindigde per 31 december 2023. Inmiddels is Marjan Trompetter als nieuwe voorzitter door de minister van OCW per 1-1-2024 benoemd. De raad van toezicht kijkt met waardering terug op de persoonlijke wijze waarop Gijs de Vries zich voor het Erasmus MC heeft ingezet en is hem hiervoor zeer erkentelijk.
De voltallige raad van toezicht heeft een werkbezoek gebracht aan het diagnostisch kernlaboratorium en één lid heeft een dag meegelopen op de afdeling Hersenen en Zintuigen. De jaarlijkse bijeenkomst van vrouwelijke hoogleraren en directeuren in het Erasmus MC bijgewoond door twee (vrouwelijke) leden van de raad van toezicht.
Woord van dank
De raad van toezicht is alle medewerkers, vrijwilligers, studenten en de verschillende adviesgeledingen zeer erkentelijk voor hun dagelijks inzet en passie voor een gezonde bevolking en excellente zorg door onderzoek en onderwijs. Het is steeds weer bijzonder om te zien wat onze mensen zelfs onder de meest moeilijke omstandigheden voor elkaar weten te krijgen met hun toewijding, betrokkenheid en werkplezier. Dat brengt niet alleen een gevoel van grote waardering met zich mee maar ook trots op al dat bijzondere werk.
23 april 2024
Marjan Trompetter
Erica Bakkum
Mijntje Lückerath-Rovers
Roelof Konterman
Jules Verhagen